Меню

Что такое сводная таблица в excel и как ее сделать

Создание сводной таблицы в Excel

Сводные таблицы в программе Excel предназначены для быстрой группировки больших объемов данных для дальнейшей аналитики и формирования отчетности. Инструмент работает по принципу конструктора, когда из имеющейся таблицы могут быть получены те же данные под альтернативным углом зрения и в разных “разрезах” в другой таблице. Итак, давайте разберемся, каким образом строятся сводные таблицы в Эксель.

Классический способ составления сводной таблицы

В качестве примера рассмотрим алгоритм действий для составления сводных таблиц в Microsoft Excel 2019. Эта же логика может применяться и в более ранних версиях программы.

В качестве исходной (базовой) таблицы возьмем данные по продажам по продажам. В таблице присутствует информация о наименовании товара, поле, виде спорта, а также, основных экономических показателях, таких как количество проданных единиц, цена и сумма в руб. При этом, если по одному и тому же наименованию товара было несколько продаж, то и строчек будет несколько.

Для корректного формирования сводной таблицы всегда очень важно представлять себе, как должен выглядеть конечный результат. Другими словами, нужно понимать, какую информацию мы хотим видеть в обработанном виде.

В рассматриваемом нами примере цель сводной таблицы – понять, сколько женской обуви для тенниса с детализацией по наименованиям товара мы продали. Также сводная таблица должна отражать общую сумму по тому или иному наименованию. Причем если, например, кроссовки того или иного размера продавались не раз и данные по ним разбросаны по нескольким строкам, в итоге нам необходимо увидеть общую сумму одной строке.

Шаг 1. Создаем “умную таблицу”

Как только мы сделаем нашу базовую таблицу “умной” (или динамической, то есть способной автоматически изменяться), при добавлении в нее новых строк с данными, они в автоматическом режиме будут отображаться и в сводной таблице.

Примечание: Преобразование простой таблицы в “умную” не является обязательным требованием, и этот шаг, при желании, можно пропустить. В этом случае, после каждой корректировки исходной таблицы сводную придется формировать заново либо обновлять, пользуясь методом, который описан в конце статьи.

Шаг 2. Формируем сводную таблицу

Шаг 3. Применяем фильтры и другие настройки

Теперь вернемся к нашей задаче. Нам нужно отфильтровать данные по полу (женский) и оставить только строки, которые относятся к виду спорта “теннис”.

Различные варианты сводной таблицы

В рассмотренном примере был показан только один вариант построения сводной таблицы.

Чтобы сконструировать отличную от предыдущей форму, снова воспользуемся окном списка полей (справа). Если вы специально или случайно закрыли это окно, чтобы вернуть его, кликаем правой кнопкой мыши по любой ячейке внутри таблицы и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Показать список полей”.

Давайте теперь попробуем перетащить в пустую область “Столбцы” поле “Цена, руб.”, предварительно убрав ранее заданные фильтры, чтобы увидеть, как именно преобразится таблица в ее начальном виде.

Благодаря нашим стараниям таблица изменила свой вид. Теперь есть возможность увидеть разбивку суммы по ценам за единицу товара. При желании и необходимости снова можно задействовать фильтры по полу или виду спорта.

Также можно попробовать добавить в таблицу еще больше информации. Для этого снова открываем список полей и перетаскиваем поле “Продано, шт.” в область “Строки”.

Данное действие позволит выявить, встречались ли в базовой таблице продажи под одинаковому наименованию товара в разных строках. Как видим, для беговых кроссовок 35 размера так и есть.

Помимо этого, в программе есть возможность представить числовые данные в виде гистограммы. Отмечаем необходимую ячейку, переключаемся в главную вкладку, нажимаем на функцию “Условное форматирование”, далее в открывшемся перечне кликаем по кнопке “Гистограммы” и щелкаем по варианту, который понравился больше всего.

Гистограмма настроена для выделенной ячейки. Осталось только нажать на кнопку справа от ячейки и выбирать одну из опций “Применить правило форматирования ко всем ячейкам…”.

Читайте также:  Как сделать прозрачный текст на картинке в ворде

Видоизмененная таблица стала более наглядной и привлекательной.

Использование Мастера сводных таблиц

Сводная таблица может быть создана с помощью инструмента под названием “Мастер сводных таблиц”. Но предварительно нужно вынести значок Мастера на Панель быстрого доступа. Для этого выполняем следующую цепочку действий:

Важные моменты, которые нужно учитывать при формировании сводных таблиц

Заключение

Итак, сводную таблицу в Excel можно создать, пользуясь двумя методами: классическим и с помощью Мастера сводных таблиц. Последний охватывает более широкий спектр альтернатив на этапе выбора источников данных, однако, в большинстве случаев первый способ более чем достаточен для для конструирования сводной таблицы.

Источник

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Скайп-таблицы работают немного по-разному в зависимости от платформы, используемой для запуска Excel.

Создание сводной таблицы

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае вам нужно изменить исходные данные для pivotTableили использовать формулу динамического именоваемого диапазона.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Создание сводной таблицы

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы»/>

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Читайте также:  Как сделать перила на балконе деревянного дома

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области «Имя поля» выберите поле, которое вы хотите добавить в сетную. По умолчанию неmeric fields are added to the Row area, date and time fields are added to the Column area, and numeric fields are added to the Values area. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле pivotttable или, если вам больше не нужен элемент в ней, просто перетащите его из списка полей или с снять его. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций работы со pivottTable, которая позволяет легко менять их внешний вид.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля pivotttable, расположенные в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, он будет отображаться как СЧЁТ. Поэтому очень важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр «Параметры поля».

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти ( в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон и нажать кнопку «Удалить». Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг нее. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Примечание: Мы постоянно работаем над улучшением сводных таблиц в Excel в Интернете. То, что вы видите в видео выше, может отличаться от того, что на самом деле видно по мере уточнения работы.

Выберите таблицу или диапазон в таблице, а затем выберите «> таблицу».

В области вставки данных отображаются источник данных и место, куда будет вставлена скайп-информация, а также предлагаются рекомендуемые срезы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы создать ее вручную, выберите «Создать собственную pivottable».

Чтобы использовать рекомендуемую срезную страницу, прокрутите список до нужного параметра, а затем выберите +INSERT.

В области «Назначение» появится и область «Поля pivottt».

Читайте также:  Как сделать цветной ник в гта мта

Изменение исходных данных или ячейки назначения

При этом вы можете изменить источник данных в pivotttable и ячейку назначения, в которой нужно поместить ее. Целовая ячейка должна быть за пределами таблицы или диапазона.

В области «Вставка pivotttable» выберите ссылку рядом с источником или ссылку рядом с пунктом «Назначение». Изменения в области вставки и

Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы изменить источник, выберите таблицу или диапазон для анализа и следуйте появинымся шагам.

Чтобы изменить назначение, выберите «На новый или существующий» в области «Выберите место назначения для таблицы» и выполните действия, которые должны появиться.

Примечание: Вы также можете выбрать пустой лист в том месте, где вы хотите, чтобы в нем была таблица (пустая). Если в этом случае выбрать недопустимый источник, при выборе вставки > со > появится область вставки и запрос на ввод источника

В верхней части области полей pivotttable (Поля) выберите поле, которые вы хотите добавить в нее. По умолчанию неmeric fields are added to the Rows area, date and time fields are added to the Columns area, and numeric fields are added to the Values area. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле pivotttable или, если вам больше не нужен элемент в ней, просто перетащите его из списка полей или с снять его. Возможность переустановить элементы полей — одна из функций работы со pivottTable, которая позволяет легко менять их внешний вид.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля pivotttable, расположенные в области значений, отображаются как СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, он будет отображаться как СЧЁТ. Поэтому очень важно не смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр «Параметры поля значений».

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить ( CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»»/>

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Если вы создали и решили, что вам больше не нужна, вы можете просто выбрать весь диапазон и нажать кнопку «Удалить». Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг нее. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Источник

Adblock
detector