Как сделать чтобы входящие письма попадали в нужную папку

Как легко распределять письма по нужным папкам в почте Mail.ru!

Распределение писем на почте по нужным папкам, в соответствии с определёнными критериями — вещь очень удобная и полезная! В данной статье я покажу как создавать папки для писем в почтовом сервисе Mail.ru, а также как настроить автоматическое перемещение писем в нужные папки сразу после попадания на почту или как это делать вручную.

В предыдущих 2-х статьях речь шла о том как размещать письма по папкам в почтах от Google (Gmail) и Яндекс. Принцип схож, но если что-то не ясно, сможете найти ответ в тех статьях.

Создание папок для писем в Mail.ru

Находясь в своей почте Mail.ru, наведите курсор мыши на блок слева, где расположены основные папки почты, такие как, например, “Входящие”, “Отправленные”, “Черновики”. Внизу появится ссылка “Настроить папки”. Перейдите по ней.

Нажмите “Добавить папку”.

Укажите название папки [1], чтобы вам было понятно самим, какие письма будут в неё складываться. Ниже можно указать положение папки [2], а именно: расположить папку на уровне с остальными (рядом) либо вложить папку в какую-либо уже созданную и, таким образом, сделать её подпапкой.

Например, вы можете вложить папку во “Входящие”, а можете в любую другую уже созданную вами ранее папку, если это требуется.

К примеру, получаете письма от руководства и создаёте папку “От руководства”. Но эти письма можно ещё разделить по категориям “Отчёты”, “Планы” и пр. Таким образом, если требуется, можете создать соответствующие подпапки в уже созданной папке “От руководства”.

Нажмите “Добавить”, чтобы создать папку.

Папка создана. Вы сможете сразу увидеть её в разделе “Папки” настроек почты, а также в общем окне с письмами.

Перемещение нужных писем в соответствующие папки на Mail.ru

Как и в других почтовых сервисах, на Mail.ru вы можете перемещать письма по нужным папкам как вручную, так и автоматически.

Ручное перемещение писем в папку

Ручное перемещение — это когда выбираете одно или несколько определённых писем и сами выбираете папку, в которую они будут перемещены.

Для этого в списке писем отмечаете одно или несколько писем, нажимаете вверху кнопку «Переместить в» и выбираете нужную папку из списка.

То же самое можно проделать уже в открытом для прочтения письме.

Автоматическое распределение писем по папкам (фильтрация)

Автоматический способ подразумевает настройку так называемого фильтра, чтобы определённые письма сами помещались в соответствующие папки, согласно заданным вами условиям.

Автоматическое распределение писем по папкам вы можете настроить в разделе “Правила фильтрации” параметров вашей почты.

Быстро настроить распределение писем по папкам можно следующим образом:

Из списка входящих выберите одно или несколько писем (отметьте их галочками) от тех адресов отправителей (от разных!), от которых всю дальнейшую почту вы хотели бы помещать в определённую папку.

Для примера возьму папку “Остальные рассылки”.

Нажмите “Ещё” и выберите “Создать фильтр”.

Откроется раздел настроек фильтра, где можно создать условия, по которым над вашими письмами будут выполняться те или иные действия.

В данном случае, если вы на 1 шаге выбрали несколько писем от разных отправителей, то у вас в фильтре уже будет прописано условие “От” [1] (т.е. “От кого”), где будут указаны адреса отправителей выбранных вами писем. При желании вы можете вручную добавить туда ещё адреса или удалить какие-то уже прописанные.

Теперь вам нужно настроить, как поступать с этими письмами, которые от указанных адресов будут приходить на вашу почту.

Исходя из примера, эти письма должны перемещаться в папку “Остальные рассылки”, которую создали ранее.

Для этого вам нужно в блоке действий над письмами (“То”) [2] отметить “Поместить письмо в папку” и выбрать там нужную папку.

Ниже вы можете настроить и другие действия, например, сделать так, чтобы данные письма сразу помечались как прочитанные (пункт “Пометить прочитанным”). Или, например, отметить письма специальным флажком.

Нажав “Все действия” [3], откроется ещё список с многочисленными вариантами действий над письмами.

Нажмите “Сохранить” после завершения настройки фильтра.

Всё, автоматическое перемещение определённых писем в нужную папку настроено. Также можете поступить и с другими письмами, задав нужные вам условия.

Настройка созданных папок и их удаление

Любую созданную папку можно изменить и, конечно же, удалить. Чтобы открыть окно действий над уже созданной папкой, кликните по ней правой кнопкой мыши. В открывшемся окне выберите «Редактировать» для изменения настроек папки (например, её имени и расположения относительно других папок), «Очистить» для удаления всех писем из папки, «Удалить», соответственно для удаления самой папки (при этом появится выбор: переместить письма в другую папку или в корзину). Здесь же можно и перейти к созданию новой папки.

Опция «Очистить» доступна только, если в выбранной папке есть хотя бы одно письмо.

Заключение

В почтовом сервисе Mail.ru очень легко создаются папки и настраивается распределение писем по ним. Если получаете много писем от повторяющихся адресов, то очень удобно настроить фильтрацию для их автоматического размещения в нужных папках, как это было показано в статье. Ну а некоторые письма можете перемещать в какие-либо папки вручную. Полезная вещь!

А вы пользуетесь папками в своей почте Mail.ru? Буду рад обратной связи! И может у кого-то есть свои полезности для удобного пользования почтой 🙂

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

—> LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6″, Windows 10

Источник

Как сортировать письма по папкам в почте Gmail!

Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.

В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.

Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.

Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.

Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки —это ссылки на нужные письма.

Создание ярлыков (папок) в GMail

Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:

Может быть такое, что этой ссылки не видно, потому что она, как и некоторые папки, будет скрыта за кнопкой “Ещё”. Нажмите её и нужная ссылка появится.

В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.

Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.

Всё, ярлык создан. Пример:

Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail

Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам — это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.

Ручное распределение писем

Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.

То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.

Автоматическое распределение писем

Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.

Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:

В списке писем отмечаем письма от определённых адресов отправителей. Письма, приходящие от этих адресов, всегда будем помещать в нужную папку.

Затем нажимаем вверху “Ещё” и выбираем “Фильтровать похожие письма”.

Откроется окно с условиями. В нашем случае будет сразу заполнено условие “От”, где будут указаны адреса отправителей тех писем, которые вы отметили. В моём примере два адреса, поскольку я отметил 2 письма от 2-х разных отправителей.

Здесь можно более гибко настроить условия, например, указать также слово или фразу, которое должно содержаться в теме письма (условие “Тема»), чтобы фильтр не только смотрел, соответствует ли адрес отправителя какому-то из указанных в условии, но и проверял, есть ли в теме письма слова, которые вы указали во втором условии. А в строках “Содержит слова” и “Не содержит слов” можно указать, соответственно, слова, которые должны обязательно содержаться в письме или наоборот, которых в нём не должно быть, чтобы фильтр сработал.

Есть и другие условия, например, наличие прикреплённого файла и его размера.

Таким образом, настраивайте фильтр так, как вам нужно!

Нажмите внизу “Создать фильтр в соответствии с этим запросом”.

В следующем окне настраиваются уже непосредственно действия над письмами, которые будут соответствовать ранее заданным условиям.

Например, если хотите, чтобы письмо отправлялось в нужную папку (под нужный ярлык), то отметьте пункт “Применить ярлык” и выберите нужный, созданный ранее ярлык.

Но также можете задать ещё ряд действий для письма, если это требуется. Например, можете включить опцию “Пропустить входящие”. В этом случае письма не будут помещаться во входящие и будут отображаться только в том ярлыке, который вы указали, либо под ярлыком “Вся почта”. Также можете выбрать “Отметить как прочитанное”, чтобы данные письма автоматически становились прочитанными (не будут выделены жирным). Есть множество других действий. Выбирайте то, что вам требуется.

Нажмите внизу “Создать фильтр” после завершения настройки действий.

Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.

Настройка и удаление созданных ярлыков

Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.

Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:

Через появившееся контекстное меню вы можете:

Изменить цвет ярлыка. Рядом с ярлыком будет отображаться квадратик, закрашенный в выбранный вами цвет.

Показывать ярлык или скрыть (в списке ярлыков и сообщений). Вы можете скрыть ярлык из общего списка ярлыков и сообщений, сделать так, чтобы он появлялся только тогда, когда есть непрочитанные сообщения в нём или включить его постоянное отображение (так задано изначально).

Изменить ярлык. Откроет окно (см.выше), в котором вы можете изменить название ярлыка и при необходимости расположить его под уже созданным ярлыком (сделать вложенный ярлык).

Добавить вложенный ярлык под выбранный. Выбрав этот пункт, вы сможете сразу создать вложенный ярлык под тем, который сейчас выбрали.

Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.

Заключение

Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.

А вы уже пользуетесь ярлыками, удобны ли они для вас или считаете это бесполезной опцией в Gmail? Как вы сортируете большой поток писем на своей почте в Gmail? 🙂

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждый месяц 1 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

—> LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6″, Windows 10

Источник

Как GMail, Mail.ru и Яндекс.Почта сортируют письма по папкам

Как не спамить и выполнять КPI. Какие инструменты маркетинга лучше, а какие хуже. Как отправлять красивые и понятные письма.

В 2013 году Gmail добавил обновление, которое изменило работу email-маркетологов — письма начали попадать в разные папки во «Входящих». Mail.ru, Яндекс.Почта и Outlook в скором времени тоже добавили автоматическую сортировку сообщений по вкладкам.

Почтовые провайдеры внедряют папки, чтобы пользователям было удобно просматривать входящую почту. Например, в Gmail письма попадают в «Несортированные», «Промоакции», «Соцсети», «Оповещения» и «Форумы».

Среди маркетологов ходит мнение, что попасть в «Промоакции» или «Оповещения» — всё равно, что угодить в спам. Я решила разобраться, как именно популярные в СНГ почтовики сортируют письма, как попадать в «Несортированные» и нужно ли вообще это делать.

Зачем провайдеры ввели сортировку по папкам

Цель email-провайдеров — удобство пользователей почты. Именно для этого 6 лет назад они ввели вкладки и папки.

На подписчиков ежедневно сыплются сотни писем. Даже за последний год количество сообщений, отправляемых магазином за один заказ клиенту выросло с 5-7 до 12.

Провайдеры защищают пользователей от информационного перегруза. В приоритете — личные письма, именно они попадают на главную вкладу почтового сервиса. Остальные сообщения провайдеры удобно сортируют:

Как разные провайдеры сортируют почту

У каждого провайдера своя логика сортировки почты. Распределение писем по папкам связано с логикой доставляемости — также важны настройки домена, отправитель, контент письма, частота рассылок. Письмо, которое попало во «Промоакции» в Gmail, может попасть в «Спам» в Mail.ru. А касательно распределения по папкам — и папки, и логика попадания в них у каждого сервиса своя.

Сортировка в Gmail

По умолчанию в Gmail письма попадают в 5 папок: «Несортированные», «Промоакции», «Соцсети», «Оповещения» и «Форумы». Ещё 2 папки доступны через поиск — это «Бронирования» и «Покупки».

Какие письма попадают в каждую папку:

И папки, доступные через поиск:

Настроить отображение папок в Gmail можно в «Настройки» → папка «Входящие».

Это количество папок — не окончательное. Gmail постоянно тестирует новые способы сортировки. Например, в «Промоакциях» иногда появляется дополнительные вкладки «Самое лучшее» и «Книги». Они отображаются только на мобильном.

Советы для рассылок в Gmail. Для распределения по папкам Gmail использует машинное обучение и искусственный интеллект. Информации, по каким именно критериям Gmail сортирует письма, в открытом доступе нет. Но за 6 лет, пока существуют папки, маркетологи успели их хорошо изучить и найти некоторые закономерности.

Что пишет о сортировке сам Gmail? Разработчики просят учитывать алгоритмы сортировки, и делать следующее:

Маркетологи постоянно исследуют, как попадать именно в «Несортированные». Существует мнение, что в этой папке самая большая открываемость писем. Что советуют в блоге сервиса по созданию сайтов Website planet, чтобы попадать в «Несортированные»:

Практика показывает, что предугадать, в какую папку попадёт письмо практически невозможно. Например, у меня эти 2 письма попали в разные папки: первое — в «Несортированные», второе — в «Промоакции»:

Источник

Как автоматически распределять письма по нужным папкам в почте Mail.ru

Распределение писем на почте по нужным папкам, в соответствии с определёнными критериями — вещь очень удобная и полезная!

В данной статье я покажу как создавать папки для писем в почтовом сервисе Mail.ru, а также как настроить автоматическое перемещение писем в нужные папки сразу после попадания на почту или перемещать их вручную.

В предыдущих 2-х статьях речь шла о том как размещать письма по папкам в почтах от Google (Gmail) и Яндекс.

Создание папок для писем в Mail.ru

Находясь в своей почте Mail.ru, наведите курсор мыши на блок слева, где расположены основные папки почты, такие как, например, “Входящие”, “Отправленные”, “Черновики”. Внизу появится ссылка “Настроить папки”. Перейдите по ней.

Нажмите “Добавить папку”.

Укажите название папки [1], чтобы вам было понятно самим, какие письма будут в неё складываться. Ниже можно указать положение папки [2], а именно — расположить папку на уровне с остальными (рядом), либо вложить папку в какую-либо уже созданную и таким образом сделать её подпапкой.

Например, вы можете вложить папку во “Входящие”, а можете в любую другую уже созданную вами ранее папку, если это требуется.

К примеру, получаете письма от руководства и создаёте папку “От руководства”. Но эти письма можно ещё разделить по категориям “Отчёты”, “Планы” и пр. Таким образом, если требуется, можете создать соответствующие подпапки в уже созданной папке “От руководства”.

Нажмите “Добавить”, чтобы создать папку.

Папка создана. Вы сможете сразу увидеть её в разделе “Папки” настроек почты, а также в общем окне с письмами.

Перемещение нужных писем в соответствующие папки на Mail.ru

Как и в других почтовых сервисах, на Mail.ru вы можете перемещать письма по нужным папкам как вручную, так и автоматически.

Первый способ — это когда выбираете одно или несколько определённых писем и выбираете папку, в которую они будут перемещены.

Автоматический способ подразумевает настройку так называемого фильтра, чтобы определённые письма сами помещались в соответствующие папки, согласно заданным вами условиям.

Ниже рассмотрим оба способа.

Автоматическое распределение писем по папкам (фильтрация)

Автоматическое распределение писем по папкам вы можете настроить в разделе “Правила фильтрации” параметров вашей почты.

Быстро настроить распределение писем по папкам можно следующим образом:

Из списка входящих выберите одно или несколько писем (отметьте их галочками) от тех адресов отправителей (от разных!), от которых всю дальнейшую почту вы хотели бы помещать в определённую папку.

Для примера возьму папку “Остальные рассылки”.

Нажмите “Ещё” и выберите “Создать фильтр”.

Откроется раздел настройки фильтра, где можно создать условия по которым над вашими письмами будут выполняться те или иные действия.

В данном случае, если вы на 1-м шаге выбрали несколько писем от разных отправителей, то у вас в фильтре уже будет прописано условие “От” [1] (т.е. “От кого”), где будут указаны адреса отправителей выбранных вами писем. При желании вы можете вручную добавить туда ещё адреса или удалить какие-то уже прописанные.

Теперь вам нужно настроить, как поступать с этими письмами, которые от указанных адресов будут поступать на вашу почту.

Исходя из примера, эти письма должны перемещаться в папку “Остальные рассылку”, которую создали ранее.

Для этого вам нужно в блоке действий над письмами (“То”) [2] отметить “Поместить письмо в папку” и выбрать там нужную папку.

Ниже вы можете настроить и другие действия, например, сделать так, чтобы данные письма сразу помечались как прочитанные (пункт “Пометить прочитанным”). Или, например, отметить письма специальным флажком.

Нажав “Все действия” [3] откроется ещё список с многочисленными вариантами действий над письмами.

Нажмите “Сохранить” после завершения настройки фильтра.

Всё, автоматическое перемещение определённых писем в нужную папку настроено. Также можете поступить и с другими письмами, задав нужные вам условия.

Источник